会議を長引かせないために

会議というのは、どうしてあんなに時間がかかるんだろうと思った人も少なくないと思います。私も時々そのように感じる1人でもあります。
どんな企業でも、会議というのは大切です。しかし、だらだらと会議を進めるだけでは、何も進展がないということも多々あります。

人間というのは不思議なもので、時間をかければかけるほど、それだけ内容も充実したものになるに違いないと思っている人もいます。
もちろん、時間をかけて、じっくりと進めた方がうまくいく会議というのもたくさんあります。しかし、実際にはなかなかそういう風には進めることができない場合が多いようです。
むしろその会議が延びてしまったために、他の仕事ができなくなって、効率が下がったり、仕事を中断せざるを得なくなり、それによって、予定通りに仕事が進まなかったりということもあるでしょう。
会議というのは、できるだけ短時間でさくっと終わらせた方が良い場合が多いのです。

では、そのためにはどうしたら良いのでしょうか。
これは、家事にも同じことが言えますが、下準備が必要です。
買い物に行く時にメモをきちんと書いていくことを私はおすすめしましたが、仕事も同じです。あらかじめ話し合う議題について、出席者にメールを送っておくのです。
次回の会議ではこういうことを話し合うので、このことについてそれぞれ考えてきてください。準備が必要なものは準備をしてきてください。というようなことをメールで送っておくようにしましょう。
そうしておけば、会議が始まってからみんなが考えるということもありません。
会議が長引くひとつの要因は、その場で出席者がいろいろと考えて意見交換をすることが多いからでもあります。

時には議論が必要な場合がありますが、あらかじめ、出席する前に、ある程度の話し合いの方向性を決めておいて、それぞれがそれなりに自分の考えをまとめてから会議に出席するようにすれば、会議をスムーズに進められます。
その場で話し合わなくてはならなくなったとしても、きちんと自分なりの考え方を持ってその会議に臨んでいれば、そこで考える必要がなくなります。もちろん、そのためには、あらかじめ、反論があった時の回答例などもいくつか用意しておくようにすると良いでしょう。そういうことが会議をさくさくと進めていくためには必要です。

また、何か大きなことを決める時に、根回しをあらかじめしておくというのも仕事を効率良く進むための常套手段と言えます。