整理整頓は時短の鉄則

e037d2e12d330f767cafd4e3cf5573e1_s仕事をしていて、道具がないというのが、実は意外にもストレスになるということってありませんか?
はさみを探すのに時間がかかっていらいらした。
会議で使うための資料を作りたかったのに、ホチキスがみつからなくて、買いに行かなくてはならず、余計な時間を使うことになった。
似たような例はいくらでもあり、枚挙にいとまがありません。
これはすべて整理整頓がうまくいっていないからなのです。

今みなさんの机の上を見て下さい。
そこに仕事に必要なものだけがあれば、特に問題はありません。
その机の上に、食べかけのスナック菓子の袋があったり、以前に使って、その後は使っていないセロテープが置いてあったり、もう今は必要のない資料や伝票が置いてあったりするような人は、今すぐに机の上を片付けましょう。

机がキレイに整理整頓されて、必要なものがすぐに出せるような定番の場所にきちんと置かれていれば、はさみを探す時間や、ホチキスを取り出す時間が大幅に短縮されます。
そういうためには、いつも机の上をキレイにしておくことが大切なのです。

いらないものはすぐに捨てる、あるいはしまうというように習慣づけるようにしましょう。
そして、そのためには、さらに物をしまう場所を確保しなくてはなりません。
どこに何を置くかをあらかじめ決めるようにしておけば、あれをどこにしまおうかと、物をしまうごとに考える必要がなくなります。

また、その物が必要になった時も、「あれはどこにあったっけ?」と考えて探すこともなくなります。

整理整頓をするというのは、ただ身の回りをキレイにするためだけに行うわけではありません。それが何よりも効率的に仕事を進めていくためには必要なことでもあるのです。
たとえば、外出先でどうしても確認しなくてはならない資料があったとします。しかし、その資料は自分のデスクにあり、すぐにそれを調べることができません。
そういう時にもし机の上を整理整頓していれば、会社にいる人に連絡をして、その資料を取り出し、該当部分を調べてもらうことができます。どこに何があるのかを的確に説明することができるからです。

ところが、机の上がごちゃごちゃで、自分の勘だけで物をしまっている人は、その資料のありかを人に説明することができないし、みつける方も散らかった机の上からそれを探し出すのは少し億劫だと感じることになるかもしれません。

机の上を整理整頓しておくということは、このように仕事を効率良く進めるためには、必要なことなのではないかと私は思うのです。